Автоматическая отправка ответов из Outlook для Windows
Используйте автоматические ответы (нет на месте) от Outlook для Windows, чтобы сообщить людям, что вы не будете отвечать сразу на их сообщения электронной почты.
Интерактивная поддержка в браузере может предоставить цифровые решения для проблем Outlook
Если вы не используетеOutlook для Windows, проверка, в какой версии Outlook вы используете, а затем выберите один из следующих вариантов для автоматической отправки ответов:
Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить используемую версию, проверьте наличие параметра меню Файл в Outlook. Если у вас нет параметра меню Файл, выберите вкладку Новый Outlook. Если у вас есть параметр меню Файл, выберите вкладку Классический Outlook.
На вкладке Вид выберите Просмотр параметров.
Выберите Учетные записи > автоматические ответы.
Щелкните выключатель Включить автоматические ответы.
Выберите Отправить ответы только в течение определенного периода времени, а затем введите время начала и окончания.
В разделе Отправка автоматических ответов внутри организации введите сообщение, которое нужно отправить, пока вы не находитесь. (Параметры форматирования можно использовать для выравнивания текста, цвета и выделения.)
Чтобы настроить автоматические ответы другим пользователям, выберите Отправить ответы за пределами организации, а затем добавьте отдельное сообщение для этой аудитории.
По завершении нажмите кнопку Сохранить.
Определение типа учетной записи электронной почты
Отправлять автоответы об отсутствии на рабочем месте можно двумя способами. Выбор зависит от типа имеющейся учетной записи электронной почты.
Выберите Файл в левой части ленты:
. затем выберите изображение ниже, которое соответствует вашей версии Outlook:
Если вы не видите кнопку Автоответы, следуйте инструкциям по настройке автоматических ответов.
Если вы не видите кнопку Автоответы, следуйте инструкциям по отправке сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил.
Настройка автоматических ответов
Выберите пункты Файл > Автоответы.
Примечание. Для Outlook 2007 на вкладке Сервис выберите пункт Заместитель.
В диалоговом окне Автоответы выберите команду Отправлять автоответы.
Кроме того, можно указать диапазон дат для автоматических ответов. Начиная с указанной даты их отправка прекратится. В обратном случае автоматические ответы нужно будет отключить вручную.
Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, настройте отправку сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил и оповещений.
На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.
Примечание: При отправке автоматических ответов любым отправителям за пределами организации автоматические ответы будут отправляться для всей почты, включая информационные бюллетени, рекламу и спам. Если вы хотите отправлять автоматические ответы пользователям за пределами вашей организации, рекомендуем выбрать параметр Только моим контактам.
Чтобы сохранить параметры, нажмите кнопку ОК.
Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе
Если приложение Outlook настроено для отправки автоматических ответов, сообщение об этом отображается под лентой. Чтобы отключить автоматические оповещения об отсутствии на работе, выберите команду Отключить. Чтобы изменить даты для автоматических ответов и сообщений, воспользуйтесь инструкциями выше для изменения параметров.
Примечание. В Outlook 2007 для отключения автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте откройте вкладку Сервис, выберите пункт Заместитель и снимите флажок Отправлять автоответ об отсутствии.
Обновление параметра «Автоответы» в мобильном приложении Outlook
Параметр «Автоответы» можно обновить в Outlook для iOS или Outlook для Android. Щелкните здесь, чтобы получить приложение и управлять параметром «Автоответы» в пути.
Устранение неполадок Нет параметра «Автоответы»
Если в меню «Файл» отсутствует параметр Automatic Replies, вероятно, вы используете Gmail, Yahoo либо другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает функцию автоматических ответов в Outlook. Вы можете настроить правило для автоматического ответа на входящие сообщения, однако для этого должно быть постоянно запущено приложение Microsoft Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Использование правил для ответа на сообщения.
Настраиваем автоответ в аутлуке
Созданный компанией Microsoft Аутлук изначально предназначался для работы с почтой и упрощал процесс чтения и сортировки полученных писем. Однако, среди его функционала есть возможность для автоматического ответа, который позволяет собеседнику понять, что его письмо дошло. Эту возможность обычно используют сотрудники крупных компаний, чтобы сэкономить время и дать ответ даже в отсутствие человека.
- Предназначение автоответа в Outlook
- Быстрая настройки
- Создание правила для получения уведомлений
- Как настроить автоответ в Outlook на разных версиях
- 2007
- 2010
- 2013 и 2016
Предназначение автоответа в Outlook
Если установить универсальный текст автоответа в почте, то получится не отвлекаться каждый раз на входящие письма. Этой возможностью пользуют многие службы, которые занимаются рассмотрением заявок или работают с людьми.
Интересно! Настройка этого сервиса создает впечатление, что фирма действительно заинтересована в общении и помощи своим клиентам.
Сервис автоответа в Outlook используют фирмы и частные лица, например:
- Центры техобслуживания. Некоторые создают через этот инструмент сложный скрипт, который в зависимости от проблемы потребителя, загруженности сотрудников и других факторов, затем указывают срок выполнения заявки.
- Службы поддержки. Подходит для онлайн-игр и других сервисов, помимо срока здесь еще прописывают пропущенные поля и требуемую информацию.
- Контакт-центры. Они в почте прописывают благодарность за обращение и указывают, что первый освободившийся сотрудник свяжется с человеком.
- Люди в отпуске. Сотрудники, которые постоянно вынуждены общаться с другими людьми, оставляют сообщение о своем отсутствии даже во время отпуска или больничного. Такой способ оповещения в Аутлуке указывают в том случае, если компания придерживается строгого делового этикета. В этом случае автоответчик ставят на время, а потом убирают его.
Быстрая настройки
Проще всего быстро поставить соответствующее уведомление через функцию с автоматическими ответами. Этот способ работает на всех версиях информационного менеджера, но он доступен только для людей с учетными записями на Microsoft Exchange. Необходимо сделать следующее:
- Включить почтового клиента и нажать на кнопку с файлами, которая располагается в левом верхнем углу.
- Перейти в раздел со сведениями, а потом нажать на вторую строчку, где указываются автоматические ответы. 1
- Щелкнуть по кнопке для отправки ответов.
- Указать дату начала и окончания рассылки, затем поставить галочку напротив строки с разрешением для отправки этих писем.
- Прописать несколько версий сообщений: одно для рассылки внутри компании (не такое формальное), а второе для клиентов, составленное по всем правилам этикета.
- Чтобы лишних вопросов не возникало, следует указать время отпуска или предполагаемый период больничного.
- Нажать подтверждающую кнопку, чтобы изменения вступили в силу.
Важно! Если пользователь не укажет дату, то отправка начнется сразу после получения разрешения.
Когда человек знает, что он будет долго отсутствовать, то автоответ не только предупреждает об этом собеседников, но и предоставляет экстренные контакты (другого сотрудника или компетентного человека), к которому обращаются при возникновении проблемы.
Создание правила для получения уведомлений
Есть еще один способ поставить автоответ и уведомить об отсутствии своих собеседников, но на него придется потратить больше времени. Этот метод рассчитан на тех, кто использует сервис автоматических ответов на домашнем компьютере или не имеет аккаунта в Microsoft Exchange, который необходим для оформления рассылки.
- Требуется нажать на вкладку с файлами, а затем найти там категорию с дополнительными сведениями.
- Кликнуть на кнопку, которая регулирует правила и оповещения, после этого появится новое окно.
- Сделать новый пункт во вкладке с правилами электронной рассылки, а затем нажать на кнопку для применения этого параметра.
- Установить, какие группы пользователей получат сообщение, что человек отсутствует.
- При наличии нескольких учетных записей прописать, с какой именно почты отправится написанный шаблон в Outlook.
- Если появилась необходимость написать ответ с использованием шаблона, то его необходимо выбрать и настроить на свое усмотрение.
- Нажать кнопку в правом нижнем углу экрана, чтобы сохранить изменения.
Как настроить автоответ в Outlook на разных версиях
По мере развития разработчики добавляют новые функции для информационного менеджера, поэтому меняются особенности его включения и настройки. Инструкцию стоит рассматривать для той версии программы, которая стоит на ПК.
Несмотря на то, что с момента выхода этого приложения прошло 14 лет, оно все еще стоит на компьютерах некоторых пользователей. С 2007 года интерфейс сильно поменялся, поэтому перед тем как настроить в Outlook автоответ, следует изучить его функционал.
В самой первой версии менеджера эта версия называется «Заместитель», поэтому люди долго не могут ее найти. Для его включения переходят во вкладку с сервисными настройками и ищут подходящую строчку.
Достаточно перевести кружок на вторую строчку, чтобы помощник начал работать. После этого появится пустая форма, если ее не заполнить, то пользователи получат пустое письмо.
Внимание! В этой версии правила обработки находятся в этом же окошке, сразу под пустым окошком с текстом сообщения, поэтому для указания настроек не приходится переходить в другие вкладки.
Веб-интерфейс почты 2010 года сильно поменялся, но доступ к меню находится также в левом углу. Для включения автоответа потребуется войти во вкладку со сведениями и там нажать на третью кнопку с автоответом.
После этого появится меню для включения или выключения этой функции. Чтобы он начал работать, необходимо поставить галочку для отправки писем другим пользователям. Если включить автоответ требуется только на время отпуска, то стоит сразу указать временные рамки. Для этого галочку ставят напротив соответствующего пункта, а потом указывают даты.
Если не настроить автоответ в Outlook перед тем, как произойдет сохранение параметров, то автоматом помощник направит его каждому пользователю, который напишет человеку. После этого потребуется придумать текст сообщения и указать его.
В этой же вкладке указывается, кому именно поступит автоматический ответ. Там есть отдельная вкладка для получения писем только сотрудниками компании.
Если ответ требуется еще и людям вне компании, то текст следует скопировать, потом нажать на соответствующую вкладку и вставить его туда. Дополнительные критерии и правила указывают в отдельной вкладке.
2013 и 2016
В этих версиях программы интерфейс идентичен, поэтому их всегда рассматривают вместе. Для установки автоматического ответа потребуется зайти в первую вкладку, которая находится на верхней панельке.
Затем кликнуть на строку со сведениями и нажать на интересующую опцию.
После этого откроется почти такое же окно, как в остальных версиях программы. Там также потребуется установить начало и окончание этого периода. Для активации функции ползунок переводят в активное положение.
Во всех версиях электронного помощника отключение выполняется в той же вкладке, что и включение. Для этого достаточно поставить галочку напротив первой строки и сохранить эти изменения.
Настройка автоответа в Microsoft Outlook 2019
1.1. Для настройки автоответа в Outlook 2019 сначала нажмите на «Создать сообщение», затем в нижнем поле введите текст, который получат все отправители.
→ 
1.2. Теперь нажмите «Файл» -> «Сохранить как…». Введите имя и выберите формат «Шаблон Outlook», кликните «Сохранить».
→ 
→ 
2. Настройка правила
2.1. Найдите в верхней панели кнопку «Правила» -> «Управление правилами и оповещениями», нажмите на «Новое…». Откроется окно в котором нужно выбрать «Применение правила к полученным мной сообщениям» и нажмите «Далее».
→ 
→ 
2.2. В диалоговом окне «Какие сообщения следует отбирать?» ничего выбирать не нужно, кликните кнопку «Далее» и нажмите «Да».
2.3. В следующем окне установите галочку на «Ответить, используя <указанный шаблон>». В нижнем окне нажмите на «<указанный шаблон>».
2.4. Система предложит выбрать шаблон для отправки ответа. Нужно указать тот, который был создан ранее. В выпадающем списке «Папки» выберите «Шаблоны в файловой системе»*. Из появившегося списка шаблона выделите нужны и нажмите «Открыть». В окне «Мастер правил» следует кликнуть «Далее».
→ 
*если Вы сохранили шаблон не в папке, предложенной системой, а в другой, как в шаге 1.2. данной инструкции, нажмите кнопку "Обзор" и выберите папку, в которой сохранили шаблон.
2.5. В следующем окне мастера выбирать ничего не нужно. Кликните «Далее».
2.6. В финальном окне задайте имя правилу или оставьте по умолчанию и нажмите «Готово».
Теперь на все входящие письма будет отправлен шаблон сообщения в качестве ответа.
Outlook: как настроить автоответчик на время отпуска?
В Microsoft Outlook можно настроить автоответ на входящие сообщения электронной почты. Если вы отсутствуете в течение длительного времени и не можете проверять почту, Outlook будет отвечать на сообщения за вас.
Если вы в отпуске, и вам нужно уведомлять об этом коллег и партнеров по переписке, можно настроить в Outlook автоматический ответ. Покажем два способа настройки автоответчика в почтовом клиенте Microsoft. Первый — универсальный, второй — для корпоративных аккаунтов, использующих Exchange.
Outlook: как создать автоответ об отсутствии
Если вы хотите использовать автоответчик Outlook дома, или в вашей организации нет Exchange, вы можете создать правило для отправки уведомлений об отсутствии. И более того, создавать разные оповещения для разных адресатов или для разных тем письма. Может показаться, что это сложно, но просто следуйте нашей пошаговой инструкции.
В зависимости от версии Office инструкции могут несколько отличаться, но общий принцип приведен ниже.
Для начала нужно создать шаблон автоответа. Для этого просто нажимаем кнопку Создать сообщение и заполняем основное поле (адресаты и тему не надо).
Теперь сохраняем его как шаблон. В меню: Файл -> Сохранить как. Не забываем выбрать формат шаблона.
Теперь переходим непосредственно к установке автоответа.
- Запустите Outlook и перейдите на вкладку Файл. На ней должна присутствовать категория Сведения.
2. Нажмите Правила и оповещения. Откроется новое окно.
3. Задаем, что будем применять правило ко всем полученным сообщениям.
4. Если вам нужно просто настроить автоответ на время отпуска, просто жмите Дальше. И подтвердите свои намерения во всплывающем окне.
5. На следующем шаге вам нужно будет выбрать строку «ответить, используя указанный шаблон«.
6. Шаблон, конечно, нужно будет установить собственный. Тот, который делали. Для этого нажмите на гиперссылку и найдите его.
7. Нажмите Готово для сохранения нового правила. Убедитесь, что стоит галочка в чекпойнте «Включить правило».
Вы можете создать несколько правил, чтобы Outlook отвечал разным группам отправителей по разным шаблонам. Количество правил ограничено лишь числом групп отправителей.
Outlook: быстрая настройка уведомления об отсутствии через «Автоматические ответы»
Второй способ сделать себе автоответчик — настроить отправку автоматического ответа на входящие в Outlook с помощью функции «Автоматические ответы». Для этого не нужно лезть ни в какие специальные настройки.
- Запустите Outlook и щелкните вкладку Файл в верхнем левом углу.
- В разделе Сведения нажмите на кнопку Автоматические ответы.
Автоматические ответы в Outlook 2013 - Включите опцию Отправлять автоответы.
- Установите флажок Отправлять только в течение следующего периода и задайте даты начала и окончания рассылки. Если не вводить ничего, то автоматические ответы начнут отправляться прямо сейчас и до тех пор, пока вы не отключите опцию.
- Если вы используете Outlook для деловых целей, имеет смысл создать менее формальное сообщение для ваших коллег (В пределах организации) и более формальный для деловых контактов (За пределами организации). Введите текст сообщения для каждого из вариантов на соответствующей вкладке.
Текст автоответа в Outlook - В тексте рекомендуется указать дату окончания вашего отпуска или отсутствия. Также имеет смысл указать в уведомлении имя и адрес электронной почты человека, с которым ваш контакт может связаться по неотложным вопросам.
- Подтвердите создание уведомления об отсутствии, нажав ОК.
Теперь в указанный период на все входящие электронные письма будет даваться ответ, содержащий созданный вами текст.