Как сделать подпись в outlook

Добавляем подписи к письмам в Outlook

Очень часто, особенно в корпоративных переписках, при оформлении письма требуется указывать подпись, в которой, как правило содержится информация о должности и имени отправителя, а также его контактные данные. И если писем приходится отправлять очень много, каждый раз писать одно и то же достаточно тяжело. К счастью, в почтовом клиенте Microsoft Outlook, который по сути является стандартом в индустрии, есть возможность автоматического добавления подписи к письму.

Добавление подписи в Outlook

Рассмотрим настройку подписи во всех существующих версиях офисного пакета от Майкрософт, начиная с наиболее «свежей» на момент написания статьи.

Актуальные Office (2013-2019)

Вариации Outlook, выпущенные в составе офисных пакетов 2013-2019 годов, имеют практически идентичный интерфейс, поэтому инструкция ниже подойдет для всех таких версий.

1. Вызовите приложение, после чего во вкладке «Главная» воспользуйтесь кнопкой «Создать сообщение».
2. Далее раскройте раздел «Сообщение», найдите в нём элементы «Подпись» — «Подписи» и кликните по нему.

Outlook 2010

Теперь давайте посмотрим, как сделать подпись в электронной почте Outlook 2010

1. Запускаем Outlook 2010 и создаем новое письмо.
2. Нажимаем кнопку «Подпись» и в появившемся меню выбираем пункт «Подписи».
3. В этом окне нажимаем «Создать», вводим имя новой подписи и подтверждаем создание нажатием кнопки «Ок»

Outlook 2007

Многие пользователи считают версию офисного пакета Майкрософт 2007 года лучшей и по-прежнему продолжают ею пользоваться, несмотря на очевидную устарелость.

1. Запустите Аутлук. Воспользуйтесь пунктом меню «Сервис» и выберите вариант «Параметры».
2. Раскройте вкладку «Cообщения». Найдите в ней блок «Подписи» и нажмите соответствующую кнопку.
3. Интерфейс добавления подписей похож на более новые варианты, поэтому алгоритм действий тот же – создайте новую подпись, затем введите нужную информацию в текстовое поле внизу окна и нажмите «ОК».

Outlook 2003

Наконец, переходим к добавлению подписи в самой старой версии Аутлука.

1. Первый делом запускаем почтовый клиент и в главном меню переходим в раздел «Сервис», где выбираем пункт «Параметры».
2. В окне параметров переходим на вкладку «Сообщение» и в нижней части этого окна, в поле «Выбор подписей для учетной записи» выбираем нужную запись из списка. Теперь нажимаем кнопку «Подписи».
3. Теперь перед нами открывается окно создания подписи, в котором мы нажимаем кнопку «Создать».
4. Здесь необходимо задать имя нашей подписи и затем нажать кнопку «Далее».
5. Теперь новая подпись появилась в списке. Для быстрого создания можно ввести текст подписи в нижнее поле. Если же требуется особым образом оформить текст, следует нажать «Изменить».
6. Как только необходимый текст будет введен, все изменения нужно сохранить. Для этого нажимаем кнопки «ОК» и «Применить» в открытых окнах.

Заключение

Итак, мы рассмотрели с вами как добавить подпись в Outlook. Результатом проделанной работы будет автоматическое добавление необходимой записи в конец письма. Благодаря этому более не потребуется каждый раз вводить один и тот же текст.

Как сделать подпись в конце письма на Outlook

Удобно, когда в конце письма стоит подпись с контактами. В корпоративной переписке это стало своего рода стандартом. И поскольку многие крупные организации используют Outlook на Windows для переписки в качестве корпоративного почтового клиента, я расскажу, как добавлять себе автоматическую подпись в конце письма.

Подготовка подписи

Для примера рассмотрим подпись, состоящую из логотипа, имени, емейл-адреса, должности и телефона — такую же, как у всех сотрудников EMAILMATRIX:

Код такой подписи можно скопировать здесь.

Если вы уже Вставьте этот код в любой текстовый редактор (Notepad++, Sublime или даже стандартное приложение Windows «Блокнот»), замените текущие логотип, имя, емейл-адрес, должность и телефон на ваши и сохраните получившийся код. Обратите внимание, номер телефона нужно прописать дважды:

Работа с почтовым клиентом

Откройте почтовый клиент Outlook, перейдите в параметры:

Затем перейдите в раздел «Почта» и нажмите «Подписи»:

Нажмите кнопку «Создать», в появившемся окне напишите любое имя подписи и нажмите «Ок»:

Теперь на компьютере перейдите по адресу: C:\Users\"Ваш_профиль"\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
В папке вы увидите несколько файлов с разными расширениями и одинаковым именем подписи, которое вы вводили ранее. Вам нужен HTML-файл. Откройте его с помощью любого текстового редактора, удалите всё, что находится между строками:
div и /div . Вставьте между открывающимся и закрывающимся тегами ваш код.

Готово! Теперь ваша подпись в конце письма будет подтягиваться автоматически.

Создание и добавление подписи электронной почты в Outlook для Windows

В Outlook для Windows можно создать одну или несколько персонализированных подписей для сообщений электронной почты. Ваша подпись может содержать текст, ссылки, рисунки и изображения (например, рукописная подпись или логотип).

Вы можете вручную добавлять подписи в отдельные сообщения или автоматически добавлять их в каждое отправленное сообщение.

Интерактивная поддержка в браузере может предоставить цифровые решения для проблем Outlook

Если вы не используетеOutlook для Windows, проверка, какую версию Outlook вы используете, а затем выберите один из следующих параметров, чтобы создать и добавить подпись электронной почты:

Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить используемую версию, проверьте наличие параметра меню Файл в Outlook. Если у вас нет параметра меню Файл, выберите вкладку Новый Outlook. Если у вас есть параметр меню Файл, выберите вкладку Классический Outlook.

На вкладке Вид выберите Параметры представления.

Выберите Учетные записи > Подписи.

Выберите Создать подпись, а затем присвойте ей уникальное имя.

В поле редактирования под новым именем введите подпись, а затем отформатируйте ее шрифтом, цветом и стилями, чтобы получить нужный внешний вид.

Когда закончите, нажмите кнопку Сохранить.

Выбрав новую подпись в списке над полем редактирования, перейдите в раздел Выбор подписей по умолчанию и выберите, следует ли применять подпись к новым сообщениям, а также к ответам и пересылкам.

Нажмите кнопку Сохранить еще раз.

Создание подписи и настройка добавления подписи в сообщения в Outlook

Важно: Если у вас есть учетная запись Майкрософт и вы используете Outlook и Outlook в Интернете или Outlook в Интернете для бизнеса, необходимо создать подпись в обоих продуктах. Сведения о создании и использовании подписей электронной почты в Outlook в Интернете см. в статье Создание и добавление подписи электронной почты в Outlook.com или Outlook в Интернете.

Если вы хотите увидеть, как это делается, посмотрите видеоролик ниже.

Откройте новое сообщение электронной почты.

В меню Сообщение выберите Подпись > Подписи.

В зависимости от размера окна Outlook и от того, создаете ли вы новое сообщение электронной почты, ответ или пересылку, меню Сообщение и кнопка Подпись могут находиться в двух разных местах.

В разделе Выберите подпись для изменения выберите Создать и в диалоговом окне Новая подпись введите имя подписи.

В разделе Изменение подписи создайте подпись. Вы можете изменять шрифты, цвета и размеры шрифтов, а также выравнивание текста. Если вы хотите создать более надежную подпись с маркерами, таблицами или границами, используйте Word для форматирования текста, а затем скопируйте и вставьте подпись в поле Изменить подпись. Вы также можете использовать один из наших готовых шаблонов для вашей подписи. Скачайте шаблоны в Word, настройте их с помощью личных данных, а затем скопируйте и вставьте их в поле Изменение подписи.

Вы можете добавлять ссылки и изображения в подпись электронной почты, изменять шрифты и цвета, а также обосновать текст с помощью мини-панели форматирования в разделе Изменение подписи.

Вы также можете добавить значки и ссылки в социальных сетях в подпись или настроить один из наших готовых шаблонов. Дополнительные сведения см. в статье Создание подписи на основе шаблона.

Сведения о добавлении изображений в подпись см. в статье Добавление логотипа или изображения в подпись.

В разделе Выбор подписи по умолчанию настройте следующие параметры для подписи:

В раскрывающемся списке Учетная запись электронной почты выберите учетную запись электронной почты, связанную с подписью. Можно использовать разные подписи для каждой учетной записи электронной почты.

Если вы хотите, чтобы подпись добавлялась во все новые сообщения по умолчанию, в раскрывающемся списке Новые сообщения выберите одну из подписей. Если вы не хотите автоматически добавлять подпись в новые сообщения, выберите (нет). Это не добавляет подпись к сообщениям, на которые вы отвечаете или пересылаете.

Если вы хотите, чтобы подпись отображалась в сообщениях, на которые вы отвечаете и пересылаете, в раскрывающемся списке Ответы и пересылки выберите одну из подписей. Вы также можете выбрать вариант по умолчанию (нет).

Нажмите кнопку ОК , чтобы сохранить новую подпись и вернуться к сообщению. Outlook не добавляет новую подпись в сообщение, открытое на шаге 1, даже если вы решили применить подпись ко всем новым сообщениям. В это сообщение необходимо добавить подпись вручную. Все будущие сообщения будут автоматически добавлять сигнатуру. Чтобы добавить подпись вручную, выберите Подпись в меню Сообщение , а затем выберите только что созданную подпись.

Добавление логотипа или изображения в подпись

Если у вас есть логотип компании или изображение для добавления в подпись, выполните следующие действия.

Откройте новое сообщение и выберите Подпись > Подписи.

В поле Выбор подписи для редактирования выберите подпись, к которой нужно добавить логотип или изображение.

Щелкните значок Изображение , найдите файл изображения и нажмите кнопку Вставить.

Чтобы изменить размер изображения, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите пункт Рисунок. Перейдите на вкладку Размер и используйте параметры для изменения размера изображения. Чтобы сохранить пропорции изображения, установите флажок Блокировать пропорции .

По завершении нажмите кнопку ОК, а затем еще раз нажмите кнопку ОК , чтобы сохранить изменения в подписи.

Вставка подписи вручную

Если вы не хотите, чтобы подпись добавлялась во все новые сообщения, ответы и пересылаемые письма, можно вставлять ее вручную.

В сообщении электронной почты на вкладке Сообщение выберите Подпись.

Выберите подпись в появившемся выпадающем меню. Если у вас несколько подписей, можно выбрать любую из созданных подписей.

Как быстро добавить профессиональную подпись электронной почты Outlook.

Наличие хорошей профессиональной электронной подписи важно. Привлекательная подпись Microsoft Outlook поможет вам произвести правильное впечатление своими контактами. Это также может помочь им запомнить вашу контактную информацию, так как все аккуратно суммируется в вашей электронной подписи.

Возможно, вы уже видели профессиональные почтовые подписи внизу почтовых сообщений — они напоминают визитные карточки с привлекательным дизайном логотипа, а также контактные данные. Возможно, вы даже подумали о том, чтобы добавить его к своей подписи MS Outlook, но вы не совсем знаете, как это сделать.

Там хорошие новости! Легко добавить профессиональную подпись электронной почты ко всем вашим почтовым сообщениям Outlook, используя профессиональные шаблоны подписи электронной почты. Вы можете настроить его так, чтобы каждый, кто получает сообщение от вас, получал вашу профессиональную электронную подпись. Или вы можете настроить несколько подписей для одной учетной записи электронной почты Outlook. Вы можете использовать один профессиональный шаблон подписи электронной почты для своих деловых электронных писем и перейти на более веселый дизайн для ваших личных писем.

В этом уроке мы покажем вам, как найти и загрузить шаблон подписи электронной почты. Затем мы покажем вам, как добавить профессиональную подпись электронной почты в Outlook, используя шаблон. Наконец, я поделюсь некоторыми профессиональными примерами подписи электронной почты и другими связанными ресурсами, которые помогут вам лучше управлять своей электронной почтой.

Руководство по Inbox Zero Mastery ( бесплатная загрузка электронных книг )

В этом руководстве вы узнаете, как добавить подписи электронной почты в Outlook. Но это также прекрасное время, чтобы получить контроль над почтовым ящиком Outlook. Итак, не забудьте взять нашу бесплатную электронную книгу: окончательное руководство по Inbox Zero Mastery . Он содержит стратегии организации входящих сообщений и полезные советы для более эффективного управления всей входящей электронной почтой.

Теперь давайте перейдем к нашему основному учебнику о том, как добавить подпись в Outlook.

Как добавить подпись в Outlook (видео)

Узнайте, как добавить профессионально выглядящие подписи к электронной почте Microsoft Outlook из этого короткого видео:

Как сделать подпись в Outlook

Если вы хотите создать подпись в Outlook, которую можно использовать снова и снова, выполните следующие действия:

Шаг 1. Загрузите профессиональный шаблон электронной почты

Прежде чем вы сможете добавить профессиональную подпись электронной почты в свою электронную почту Outlook, вам нужно найти правильный шаблон электронной почты для вашего бренда. Вы можете найти привлекательные шаблоны электронной почты на Envato Elements.

Envato Elements — это отличный сервис, который предоставляет вам неограниченный доступ к сотням профессионально разработанных креативных ресурсов, таких как шаблоны подписи электронной почты, темы WordPress, шаблоны презентаций и многое другое! Как подписчик Envato Elements, вы даже получите доступ к эксклюзивным видеоурокам премиум-класса.

Для профессиональных примеров подписи электронной почты в этом руководстве я использую шаблон 1000 подписей электронной почты:

Шаблон 1000 подписей электронной почты от Envato Elements имеет множество вариантов дизайна для вашей подписи электронной почты Outlook.

Этот крутой шаблон от Envato Elements имеет несколько удобных функций, в том числе:

• Умный каталог, который поможет вам найти подпись электронной почты, которая подходит именно вам
• Альтернативные шрифты Lato, Montserrat и Raleway для файлов HTML
• Документ справочного файла, чтобы вы могли быстро начать работу
• И многое другое!

Все эти функции и многое другое делают этот шаблон подписи отличным выбором для профессиональной электронной подписи.

Примечание: Чтобы просто загрузить один шаблон электронной почты без доступа к каким-либо другим творческим ресурсам, приобретите профессиональный шаблон электронной почты для подписи в GraphicRiver.

Шаг 2. Измените шаблон профессиональной подписи электронной почты

После того, как вы загрузили свой шаблон подписи электронной почты, пришло время изменить его, чтобы включить вашу собственную контактную информацию.

Если выбранный вами шаблон подписи электронной почты включает более одного шаблона, выберите тот, который вы будете использовать с Microsoft Outlook.

Затем соберите контактную информацию, которую вы хотите включить в свой шаблон подписи. Необходимая информация будет очень похожа на информацию, которую вы включите в визитную карточку , например:

• Имя и фамилия
• Должность
• Название учреждения
• Адрес учреждения
• Адрес электронной почты
• Номер телефона
• Контактная информация в социальных сетях
• Корпоративный логотип
• Фото (необязательно)

Как только вы собрали то, что вам нужно, замените информацию шаблона по умолчанию на вашу контактную информацию. Чтобы настроить храм подписи электронной почты, откройте файл .psd в Adobe Photoshop . Используйте Type tool [T], чтобы ввести свои данные:

Вы можете изменить свою контактную информацию в Adobe Photoshop.

Вы также можете изменить цвета подписи электронной почты, добавить изображение или логотип и внести другие изменения в подпись электронной почты — и все это из Photoshop. Когда вы закончите вносить изменения, сохраните свою электронную подпись в виде файла .png.

Чтобы добавить гиперссылки на онлайн-компоненты вашей контактной информации, такие как контактная информация в социальных сетях и адрес электронной почты, используйте инструмент, такой как Adobe Dreamweaver , для изменения файла .htm.

Шаг 3. Скопируйте изображение подписи электронной почты в каталог

После того как вы закончили свою графику подписи электронной почты и файлы гиперссылок, скопируйте файлы по следующему пути на жестком диске вашего ПК:

C: \ Users \ [имя_пользователя] * \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Подписи

* YourUsername — это назначенное вам имя пользователя Microsoft Windows.

Итак, в этом примере, где мы используем имя Джейн Доу, путь будет:

Примечание: Путь к каталогу, изображенный в приведенном выше примере, — это путь по умолчанию, в котором хранятся файлы подписи электронной почты MS Outlook. Если вы или ваш системный администратор изменили этот путь, вам нужно будет использовать новое место, где в настоящий момент хранятся файлы подписи вашей электронной почты.

Шаг 4. Откройте новое сообщение электронной почты

Затем откройте новое сообщение электронной почты в Microsoft Outlook, используя значок New Email на ленте. Откроется окно New Messages:

Чтобы изменить шаблон подписи электронной почты, начните с открытия окна MS Outlook Новые сообщения .

На ленте в окне New Messages выберите значок Signature. В раскрывающемся меню выберите пункт Signature. В окне Signatures and Stationery отображаются:

Вы можете добавить, удалить или переименовать подпись электронной почты в окне Signatures and Stationery .

Шаг 5. Добавление новой подписи Outlook

Чтобы добавить новую подпись электронной почты в Outlook, убедитесь, что вы находитесь на вкладке E-mail Signature в окне Signatures and Stationery. Обратите внимание, что поле Select signature to edit уже имеет подпись с именем Primary. Это ваша подпись Outlook по умолчанию. Если вы еще не настроили подпись электронной почты, она может быть пустой.

Нажмите кнопку New под полем Select signature to edit. Система предложит вам создать имя для новой подписи электронной почты Outlook:

Поскольку в MS Outlook можно настроить несколько электронных писем, используйте имя, которое описывает эту подпись.

В этом примере я настраиваю подпись деловой электронной почты для MS Outlook, поэтому набираю название компании: AnyTown Consulting. Затем я нажимаю кнопку ОК. Теперь вы увидите имя подписи, которое вы только что ввели (в данном случае AnyTown Consulting) над вашей (по умолчанию) Первичной подписью электронной почты:

Вы только что добавили новую подпись электронной почты Outlook.

Примечание: Также можно использовать кнопку Delete под полем Select signature to edit, чтобы удалить подпись электронной почты, которую вы больше не хотите использовать. Или используйте кнопку Rename, чтобы переименовать подпись.

Шаг 6. Измените вашу подпись электронной почты

В окне Signatures and Stationery убедитесь, что изменяемая подпись электронной почты выбрана в поле под полем Select signature to edit. Затем щелкните в поле под полем Edit signature, где вы хотите, чтобы ваша подпись появилась:

Нажмите значок Insert Picture , чтобы вставить измененную профессиональную подпись электронной почты, которую вы настроили ранее.

Нажмите значок Insert Picture. Появится окно Insert Picture, позволяющее выбрать графический файл для подписи, которую вы хотите использовать. Вы захотите выбрать файл подписи .png, который вы изменили и сохранили ранее. Когда вы найдете файл, нажмите кнопку Insert. Вы увидите подпись электронной почты в поле Edit signature:

Ваша новая профессиональная подпись электронной почты отображается в поле Edit Signature .

Шаг 7. Добавление текста подписи

Хорошей идеей будет добавить текстовую подпись электронной почты под вашим профессиональным графическим изображением подписи электронной почты. Наличие текста в вашей подписи MS Outlook полезно, когда ваша электронная почта получена системой электронной почты, которая не принимает графику.

Как минимум, ваша текстовая электронная подпись должна включать следующее:

• Имя и фамилию
• Название
• Компания
• Телефон
• Адрес электронной почты

С этой текстовой информацией ваш получатель электронной почты сможет ответить на ваше письмо, если он захочет это сделать.

Введите свою текстовую информацию о подписи электронной почты прямо под графической подписью электронной почты. (Используйте полосу прокрутки для перемещения вниз в окне.):

Поскольку некоторые почтовые системы не получают изображения, добавьте некоторую текстовую информацию о подписи в свою электронную почту Outlook.

Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения в вашей подписи электронной почты.

При следующем открытии нового сообщения электронной почты созданная подпись электронной почты Outlook автоматически добавляется в конец сообщения:

Когда вы сохранили подпись в Outlook, информация о вашей подписи появляется внизу каждого электронного письма, в котором используется эта подпись.

Напишите ваше сообщение как обычно и отправьте его.

Шаг 8. Добавьте еще одну подпись электронной почты

Как я упоминал ранее, вы можете настроить несколько подписей в электронной почте Outlook. Это особенно удобно, если вы используете одну и ту же электронную почту для деловых и личных писем. Вы можете пожелать иметь вторую, более беззаботную и веселую подпись по электронной почте для друзей и семьи.

Чтобы создать другую подпись электронной почты, вернитесь к шагу 5 и повторите процедуру. Не забудьте дать вашей второй подписи электронной почты имя, отличающееся от вашего первого.

Если вы готовы отправить сообщение электронной почты Outlook со второй электронной подписью, щелкните значок Signature в ленте окна New Message. Появляется раскрывающееся меню. Нажмите на имя подписи электронной почты, которую вы хотите использовать. Затем отправьте ваше сообщение.

Если вы используете более одной подписи электронной почты в MS Outlook, полезно привыкнуть проверять подпись электронной почты каждый раз, когда отправляете сообщение, чтобы убедиться, что вы используете правильную подпись. Вы не хотели бы случайно использовать свою забавную электронную подпись для делового электронного письма или деловую электронную почту для забавного сообщения друзьям или семье.

Больше шаблонов подписей электронной почты премиум-класса

В этом руководстве мы сосредоточились на использовании одного комплекта шаблонов подписи электронной почты от Envato Elements, но есть и другие подписи электронной почты, доступные в Envato Elements и GraphicRiver , которые вы можете использовать для электронной почты Outlook. Вот только некоторые из них:

1. 360 профессиональных шаблонов подписей электронной почты

Этот гибкий набор профессиональных шаблонов электронной почты от Envato Elements включает 360 отдельных файлов HTML. Выберите один из 30 различных вариантов макета и 12 различных цветовых стилей. Вы можете легко персонализировать эти шаблоны с вашим собственным логотипом, фотографией и информацией. Также есть справочная HTML-документация, которая поможет вам в настройке.

2. Современный шаблон подписи электронной почты

Если вы ищете стильный, современный профессиональный шаблон подписи электронной почты с множеством полезных функций, это может быть. Вот лишь некоторые функции, которые вы найдете в шаблоне подписи Modern Email:

• Использует умные объекты
• Включает хорошо документированные файлы справки HTML
• Выберите один из 11 вариантов электронной подписи с 11 файлами HTML
• И много другое!

3. 301 шаблон подписи электронной почты

301 шаблон электронной подписи полностью посвящен опциям. Выберите между 43 различными вариантами макета и семью различными цветовыми вариациями. В этом шаблоне вы найдете широкий спектр дизайнов подписи от шаблонов подписи электронной почты, которые включают фотографии, только текстовые подписи электронной почты до подписей электронной почты, ориентированных на социальные сети. Один из них подходит вам.

Узнайте больше о подписи электронной почты

Подпись электронной почты, которую вы используете, оставит впечатление у вашего читателя. Для деловых контактов вы обязательно должны использовать профессиональную электронную подпись, и вы только что узнали, как это сделать.

Чтобы узнать больше о том, как правильно завершить электронную почту, а также о подписи электронной почты, изучите эти учебники: